Wprowadzenie
Parkit jest zobowiązany przez właścicieli, inwestorów, zarządu i klientów do przestrzegania obowiązujących przepisów i przepisów oraz dobrej etyki biznesowej. Kodeks postępowania Parkit, który został przyjęty przez zarząd i obejmuje wszystkich pracowników, zawiera zasady i wytyczne dotyczące etyki biznesu. Nasi pracownicy odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu wszelkich odstępstw od naszych wartości i kodeksu postępowania.
Nasz serwis informacyjny daje możliwość zgłaszania podejrzeń o poważne nieprawidłowości.
Usługa informowania o nieprawidłowościach jest ważna dla ograniczania ryzyka i promowania wysokiej etyki biznesowej, utrzymując w ten sposób zaufanie klientów i opinii publicznej do naszej działalności. Zgłoszenia sygnalistów mogą być składane otwarcie lub anonimowo.
Celem tych wytycznych jest umożliwienie pracownikom zgłaszania podejrzeń o nieprzestrzeganie naszych wytycznych dotyczących etyki biznesowej, bez ryzyka odwetu.
Kiedy można skorzystać z usługi powiadamiania o nieprawidłowościach?
Usługa daje wszystkim pracownikom (i społeczeństwu) możliwość zgłaszania poważnych zagrożeń, które mogą zaszkodzić osobom fizycznym, Parkit lub środowisku, takie jak:
nieprawidłowości związane z rachunkowością, wewnętrzną kontrolą rachunkowości, audytem, zwalczaniem przekupstwa, przestępstwami bankowymi i finansowymi lub inne poważne nieprawidłowości wpływające na żywotne interesy przedsiębiorstwa lub grupy lub życie i zdrowie osób fizycznych, takie jak poważne przestępstwa związane z ochroną środowiska, poważne braki w bezpieczeństwie pracy oraz bardzo poważne formy dyskryminacji i nękania.
W sprawach związanych z niezadowoleniem w miejscu pracy prosimy o kontakt z kierownikiem liniowym lub przedstawicielem Zarządu.
Sygnalizator nie musi posiadać dowodów, aby zgłosić swoje podejrzenia. Jednak żadne zarzuty nie mogą być przedstawiane ze złośliwym zamiarem lub ze świadomością, że zarzut jest fałszywy.
W wyniku obowiązującego ustawodawstwa przetwarzane są wyłącznie dane osobowe dotyczące przestępstw popełnionych przez kluczowe osoby lub osoby zajmujące wiodącą pozycję.
W jaki sposób można korzystać z usługi powiadamiania o nieprawidłowościach?
Jeśli pracownik podejrzewa odejście od naszych wartości lub wytycznych dotyczących etyki biznesowej, istnieją sposoby, aby to zgłosić. Zobacz opcje 1-3 poniżej.
- Opcja 1: Skontaktuj się z menedżerem w naszej organizacji
- Opcja 2: Skontaktuj się z członkiem grupy roboczej ds. zgłaszania nieprawidłowości, tj. szefem działu kadr, kierownikiem ds. finansów i radcą prawnym.
- Opcja 3: Zgłoś anonimowo za pośrednictwem usługi informacyjnej.
Wariant 3 (zgłoszenie anonimowe)
Jeśli pracownik chce zgłosić anonimowo, jest to możliwe za pośrednictwem zewnętrznego internetowego kanału raportowania. Raporty i kolejne okno dialogowe pomiędzy Parkitem a sygnalistą są szyfrowane i chronione hasłem. Usługa zgłaszania nieprawidłowości jest zarządzana przez Parkit i nie przechowujemy metadanych i nie możemy śledzić adresu IP sygnalisty.
Usługa oferuje możliwość dialogu pomiędzy grupą roboczą Parkit do zgłaszania nieprawidłowości a anonimowym sygnalistą.
Proces dochodzenia
Obowiązki i odpowiedzialność
Tylko Grupa Robocza Parkit Whistleblowing ma dostęp do raportów otrzymywanych za pośrednictwem naszego anonimowego kanału raportowania.
Zespół składa się z Dyrektora Finansowego, Kierownika Zasobów Ludzkich i Radcy Prawnego. Wszystkie osoby są związane umowami o poufności, które zapewniają poufne rozpatrywanie spraw sygnalistów. W trakcie dochodzenia mogą zostać włączone osoby przekazujące informacje lub wiedzę fachową. Osoby te są również zobowiązane do zachowania poufności.
Grupa Robocza może odmówić przyjęcia sprawozdania, jeżeli:
Sprawozdanie nie wchodzi w zakres tego, co można zgłosić w służbie zgłaszającej nieprawidłowości lub sprawozdanie nie zostało sporządzone w dobrej wierze lub jest złośliwe, nie ma wystarczających informacji, aby zbadać sprawę, lub sprawa, której dotyczy sprawozdanie, została już zajęta.
Informacje wrażliwe na prywatność, takie jak informacje o przynależności politycznej lub religijnej lub orientacji seksualnej, nie powinny być uwzględniane w dochodzeniu opartym na raporcie o zgłaszaniu nieprawidłowości.
Dochodzenie
Wszystkie zgłoszenia sygnalistów są traktowane poważnie i zgodnie z tymi wytycznymi.
Raporty są traktowane poufnie. Sprawozdanie nie jest badane przez nikogo zainteresowanego lub zaangażowanego w sprawę. W razie potrzeby grupa robocza usługi Parkit może wysyłać pytania uzupełniające do sygnalistów za pośrednictwem anonimowego kanału raportowania. Anonimowe okno dialogowe jest włączone przez dostawcę usług Parkit.
Żadna z osób odpowiedzialnych za usługę ani żadna inna osoba zaangażowana w proces dochodzeniowy nie będzie próbowała zidentyfikować sygnalisty.
Ochrona sygnalistów w otwartym raportowaniu
Informator, który wyraża prawdziwe zaniepokojenie lub podejrzenie zgodnie z niniejszymi wytycznymi, nie ryzykuje utraty pracy lub poniesienia jakiejkolwiek formy sankcji lub niekorzystnej sytuacji osobistej w wyniku zgłoszenia. Nie ma znaczenia, czy podejrzenie okaże się fałszywe, pod warunkiem, że sygnalizator działał w dobrej wierze.
W przypadku gdy sygnalizator zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość, zostanie poinformowany o postępach dochodzenia, chyba że jest to niewłaściwe ze względu na prywatność i inne kwestie poufności sygnalisty.
W przypadku podejrzenia o przestępstwo sygnalizator zostanie poinformowany, że jego tożsamość może zostać ujawniona w trakcie postępowania sądowego.
Ochrona i informowanie osoby zidentyfikowanej w raporcie o zgłaszaniu nieprawidłowości
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do danych dotyczących siebie i może zażądać zmian, jeśli informacje są niedokładne, niekompletne lub nieaktualne. Prawo to podlega utrudnieniu dochodzenia lub zniszczeniu dowodów.
Usuwanie danych
Dane osobowe zawarte w usłudze zgłaszania nieprawidłowości są usuwane po zakończeniu dochodzenia. Skasowanie następuje w ciągu jednego miesiąca (30 dni) od zakończenia dochodzenia. Dokumentacja z raportów i dochodzeń, która jest przechowywana, nie może zawierać danych osobowych, za pomocą których osoby mogą być bezpośrednio lub pośrednio identyfikowane.
Podstawa prawna wytycznych
Wytyczne te opierają się na szwedzkiej ustawie o danych osobowych, PUL oraz wytycznych szwedzkiego Urzędu Ochrony Danych dla firm w sprawie odpowiedzialności za dane osobowe przetwarzane w systemach zgłaszania nieprawidłowości. RÓŻNICE 2010:1.
Przekazywanie danych osobowych poza EOG
Istnieje ogólny zakaz przekazywania danych osobowych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że można zagwarantować szczególne przepisy dotyczące ochrony przetwarzania danych. Niniejsze wytyczne nie obejmują przekazywania danych osobowych z EOG podmiotom spoza EOG.
